Şölen hazırlıkları çerçevesinde düzenlenen toplantıda, gerçekleştirilmesi planlanan etkinlikler ele alındı. Bilim ve sporun bir araya geleceği şölenin içeriği, organizasyon süreci ve kurumlar arası koordinasyon konularında görüş alışverişinde bulunuldu.
Toplantıya, Vali Yardımcısı Cem Gümrükçü, Belediye Başkanı Mete Memiş, Rektör Prof. Dr. Mutlu Türkmen, Belediye Başkan Yardımcısı Nesimuttin Selçuk, Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Ümmügülsüm Erdoğan, Gençlik ve Spor İl Müdürü Adem Köse ile ilgili birim amirleri katıldı.
İstişare toplantısında, 30'uncu yılına ulaşan Uluslararası Dede Korkut Şöleni'nin Bayburt'un kültürel, bilimsel ve sportif kimliğine katkı sunacak şekilde kapsamlı ve nitelikli etkinliklerle gerçekleştirilmesi hedefi vurgulandı.